Η επιλογή προμηθευτών και η προμήθεια πρώτων υλών είναι μια διαδικασία που, για να είναι επιτυχημένη, χρειάζεται η καλή συνεργασία των τμημάτων πωλήσεων, παραγωγής και προμηθειών. Στα μικρά αρτοζαχαροπλαστεία, τη δουλειάκαι των τριών τμημάτων συχνά την αναλαμβάνει ένα πρόσωπο, που δεν είναι άλλο από τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης.
Το τμήμα πωλήσεων δίνει παραγγελία στο τμήμα παραγωγής για τα τελικά προϊόντα που χρειάζεται, ανάλογα με τη ζήτηση και τις πωλήσεις που πραγματοποιούνται σε τακτικά διαστήματα.
Το τμήμα παραγωγής καταγράφει τις απαραίτητες πρώτες ύλες, τα ποιοτικά τους χαρακτηριστικά και τις ποσότητες που απαιτούνται για να παραχθούν ποιοτικά τελικά προϊόντα, δίνοντας με τη σειρά του παραγγελία στο τμήμα προμηθειών. Είναι σημαντικό, για κάθε συστατικό που χρειάζεται, να έχουν εγκριθεί από την παραγωγή τουλάχιστον δύο προμηθευτές. Έτσι, το τμήμα προμηθειών αργότερα θα έχει την ευχέρεια καλύτερης διαπραγμάτευσης, καθώς, εκτός από τα ποιοτικά χαρακτηριστικά, πρέπει να λαμβάνεται υπόψη και το κόστος.
Το τμήμα προμηθειών έχει σαν κύριο μέλημα, να υπάρχει πάντα στην αποθήκη πρώτων υλών ένα απόθεμα ασφαλείας, συνήθως για τις ανάγκες παραγωγής 2-3 ημερών, ώστε να μπορεί να καλυφθεί μια έκτακτη παραγγελία ή τυχόν αδυναμία παράδοσης από κάποιον προμηθευτή.
Το απόθεμα δεν πρέπει να είναι πολύ μεγάλο, γιατί τότε η αποθήκη θα είναι πάντα γεμάτη και η διαχείρισή της δύσκολη. Έτσι, ανάλογα με τη συχνότητα των παραγγελιών, καθορίζονται και οι ελάχιστες ποσότητες ασφαλείας για τον κάθε κωδικό. Για παράδειγμα, κάποιοι αρτοποιοί κάνουν απογραφή και πραγματοποιούν τις παραγγελίες τους μια συγκεκριμένη ημέρα της εβδομάδας.
Είναι συμφέρον οι συνεργασίες με τους προμηθευτές να έχουν μακροχρόνιο ορίζοντα και χαρακτήρα. Με αυτόν τον τρόπο χτίζονται καλές επαγγελματικές σχέσεις με πολλά οικονομικά και διαχειριστικά πλεονεκτήματα. Κάτι τέτοιο, φυσικά, βοηθά και την παραγωγή, καθώς η σταθερή χρήση ενός συγκεκριμένου τύπου συστατικού διασφαλίζει και τη σταθερή ποιότητα του προϊόντος.
Οι συναντήσεις του αγοραστή (τμήμα προμηθειών) με τους προμηθευτές πρέπει να είναι χρονικά προγραμματισμένες (ημέρα και ώρα), ώστε να μη χάνεται πολύτιμος χρόνος και ιδανικά να πραγματοποιούνται σε κάποιο γραφείο, ώστε ο εκάστοτε προμηθευτής να μην έχει πρόσβαση στην αποθήκη των πρώτων υλών και να μη γνωρίζει τους υπόλοιπους προμηθευτές, με τους οποίους ο αγοραστής έχει ήδη συνεργασία.
Στο πρώτο μέρος της συνάντησης για μια νέα συμφωνία, ο αγοραστής αναφέρει τις επιθυμητές προδιαγραφές και ο προμηθευτής προσφέρει τις αναλύσεις των προϊόντων που τις καλύπτουν. Στο σημείο αυτό χρειάζεται οπωσδήποτε να συμφωνηθεί η διαδικασία που θα ακολουθηθεί, σε περίπτωση
που τα παραληφθέντα υλικά είναι εκτός προδιαγραφών.
Οι συνεργασίες με σοβαρές προμηθευτικές εταιρείες δίνουν στον αγοραστή το πλεονέκτημα της τεχνικής υποστήριξης για τα συστατικά που προμηθεύεται. Εξυπακούεται, πως μια επίσκεψη στο εργοστάσιο παραγωγής πρώτων υλών ενός προμηθευτή δίνει πάντα την πραγματική εικόνα της προμηθευτικής εταιρείας και βοηθά στην ανάπτυξη σχέσεων αμοιβαίας εμπιστοσύνης.
Το επόμενο θέμα που συζητείται είναι η διαδικασία, η ημέρα και η ώρα παράδοσης. Ο προμηθευτής επιθυμεί να γίνονται παραγγελίες μεγάλων ποσοτήτων, αλλά και όσο το δυνατόν λιγότερες παραδόσεις το μήνα.
Με τον τρόπο αυτό, μειώνει τα μεταφορικά του κόστη, που είναι ήδη πολύ υψηλά (ειδικά στο αλεύρι), αλλά και τον αριθμό των επισκέψεων των πωλητών του, δίνοντάς τους έτσι το χρόνο να επισκέπτονται περισσότερους πελάτες.
Παράλληλα, τον ενδιαφέρει να υπάρχει σε κάθε παραγγελία μεγάλη ποικιλία προϊόντων σε υψηλή τιμή πώλησης και επίσης να έχει συμφωνηθεί άμεση πληρωμή.
Από την άλλη, ο αγοραστής χρειάζεται παραγγελίες με ποσότητες ανάλογες της χωρητικότητας της αποθήκης και του στοκ ασφαλείας του, ημέρες και ώρες παράδοσης με βάση τις ανάγκες της παραγωγής, χαμηλές τιμές και όσο το δυνατόν πιο μακροπρόθεσμες πληρωμές.
Αξίζει να σημειωθεί, ότι τα τελευταία χρόνια οι αγοραστές προτιμούν ιδιαίτερα τις ηλεκτρονικές παραγγελίες μέσω e-mail και τις online πληρωμές. Η πρακτική αυτή έχει, για τον αγοραστή, τα πλεονεκτήματα της απλούστευσης της όλης διαδικασίας, σε ημέρα και ώρα που βολεύει τον ίδιο, καθώς και της εξοικονόμησης χρόνου. Ωστόσο, του στερεί τη δυνατότητα της διαπραγμάτευσης και της άμεσης και τακτικής επαφής με τον προμηθευτή, που τον ενημερώνει για την εξέλιξη των τιμών (το στάρι και επομένως το αλεύρι είναι χρηματιστηριακό προϊόν), τα νέα της αγοράς και του ανταγωνισμού και την κυκλοφορία νέων προϊόντων.
Είναι σημαντικό η διαπραγμάτευση για την τιμή να γίνεται στο τέλος της συνάντησης. Αν ο αγοραστής την ξεκινήσει στην αρχή της κουβέντας, περνάει στον προμηθευτή το μήνυμα, ότι η καλή ποιότητα του προϊόντος θεωρείται δεδομένη ή ότι το θέμα δεν τον απασχολεί καθόλου! Αντίθετα, σε όλη τη διάρκεια της συζήτησης ο αγοραστής θα πρέπει να μεγιστοποιεί την αξία των όρων πληρωμής που υπόσχεται και να ελαχιστοποιεί την αξία των προϊόντων που θα λάβει.
Τα μεγαλύτερα όπλα ενός αγοραστή κατά τη διαπραγμάτευση είναι οι προπληρωμές σε μετρητά, οι μεγάλες παραγγελίες (που καλύπτουν προμήθειες ακόμα και ενός έτους και του εξασφαλίζουν καλύτερες τιμές) και η παραλαβή εμπορευμάτων σε τακτά χρονικά διαστήματα.
Εξυπακούεται, ότι ο αγοραστής δεν πρέπει, για κανένα λόγο, να συμφωνήσει με την πρώτη οικονομική προσφορά του προμηθευτή και επιβάλλεται να κάνει μία αντιπροσφορά που τον βολεύει. Στο τέλος της διαπραγμάτευσης, εάν υπάρξει συμφωνία, θα πρέπει και τα δύο μέρη να έχουν την αίσθηση ότι επετεύχθη ο στόχος τους, γιατί, αν κάποιος από τους δύο θεωρήσει τον εαυτό του ζημιωμένο, δύσκολα θα υπάρξει συμφωνία την επόμενη φορά.
Εννοείται, ότι ένα μεγάλο αποθεματικό ταμείο αποτελεί ακόμα ένα σημαντικό όπλο για τον αγοραστή.
Λαμβάνοντας υπόψη όλα τα παραπάνω είναι εμφανές, ότι σημασία δεν έχει τόσο ο τρόπος που ο κάθε επιχειρηματίας θα επιλέξει να οργανώσει την προμήθεια των πρώτων υλών, όσο το να διασφαλίσει ότι θα υπάρχει μία οργανωμένη, λειτουργική διαδικασία και συνεργασία ανάμεσα στα τμήματα πωλήσεων, παραγωγής και προμηθειών, όπου θα τηρείται πάντα μια συγκεκριμένη και τυποποιημένη σειρά εργασιών, ώστε να διασφαλιστεί το επιθυμητό ποιοτικό αποτέλεσμα.
