Οι συσκέψεις είναι σήμερα καθημερινότητα στη λειτουργία των οργανισμών και των επιχειρήσεων και έχουν ενσωματωθεί στην κουλτούρα της επιχειρηματικής δραστηριότητας, σε όλο το φάσμα λειτουργίας. Αν και αποτελούν σημαντικό κομμάτι του επιχειρησιακού γίγνεσθαι, η ανταπόδοσή τους παραμένει σε εξαιρετικά χαμηλά επίπεδα, γεγονός το οποίο ανησυχεί ιδιαίτερα τις Διοικήσεις των επιχειρήσεων.
Οι αριθμοί που απεικονίζουν τις συσκέψεις σε χαμένο χρόνο και χρήμα είναι συγκλονιστικοί. Στις ΗΠΑ μόνο, έχει εκτιμηθεί ότι περισσότερες από 11 εκατ. συσκέψεις διεξάγονται καθημερινά και το 70% των επαγγελματιών παρευρίσκονται σε τουλάχιστον 65 συσκέψεις κάθε μήνα.
Το 65% των συσκέψεων αυτών είναι χαμένος χρόνος γιατί όπως οι ίδιοι οι συμμετέχοντες παραδέχονται:
- το 90% αφαιρείται κατά τη διάρκεια της σύσκεψης,
- τουλάχιστον το 30% δεν εμφανίζεται καθόλου και το 65% χάνει μέρος της σύσκεψης,
- το 75% δηλώνει ότι έχει φέρει κατά καιρούς άλλη δουλειά μαζί του,
- και τέλος, το 39% λέει ότι το πήρε ο ύπνος κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.
Τι σημαίνουν όμως όλα αυτά σε χαμένο χρόνο και χρήμα;
Εάν υποθέσουμε ότι η κάθε σύσκεψη διαρκεί κατά μέσο όρο 45 λεπτά, οι επαγγελματίες σπαταλούν περισσότερο από μία ολόκληρη εργάσιμη εβδομάδα κάθε μήνα σε μη παραγωγικές και ανούσιες συσκέψεις. Δηλαδή, το 25% του μισθολογικού κόστους μιας επιχείρησης πετιέται κυριολεκτικά στα σκουπίδια.
Η κατάσταση στην Ελλάδα
Δυστυχώς το βλέπουμε σχεδόν καθημερινά στις εταιρείες του ιδιωτικού τομέα αλλά ακόμη περισσότερο στο δημόσιο τομέα, όπου ένας μεγάλος αριθμός συμμετεχόντων συνωστίζεται σε μία αίθουσα για να συσκεφθούν και τελικά, μετά από κάποιες ώρες, συμφωνούν να ολοκληρώσουν τη σύσκεψη την επόμενη φορά που θα ξαναβρεθούν να ξανασυσκεφθούν.
Συσκέπτονται προφανώς, γιατί δεν θέλουν ή δεν μπορούν να σκεφτούν. Και ελπίζουν, είτε πως θα αντλήσουν λίγο φως από τη σκέψη των άλλων που συμμετέχουν στη σύσκεψη, είτε πως θα καταφέρουν να κρύψουν την αδυναμία τους να σκεφτούν, αφού ήδη σκέφτονται γι αυτούς οι υπόλοιποι. Δεν υστερεί βέβαια και ο ιδιωτικός τομέας σε συσκέψεις και meetings (όπως κατά κόρον ονομάζονται) που κοστίζουν χαμένες εργατοώρες, άσκοπες διακοπές στην εργασία, επιπρόσθετο και αχρείαστο βάρος στα χαμηλότερα ιεραρχικά σχήματα και δημιουργία γραφειοκρατίας, με αποτέλεσμα στο τέλος της ημέρας, το top management να επανασυσκέπτεται αναζητώντας τη χαμένη ανταγωνιστικότητα της εταιρείας.
Ίσως οι θέσεις αυτές θεωρηθούν απόλυτες, ακόμη και ακραίες. Μετά από 35 σχεδόν συναπτά χρόνια στη διεθνή επιχειρηματική σκηνή, αυτή δυστυχώς είναι η θλιβερή πραγματικότητα.
Πόσο εύκολο είναι άραγε να αναζητήσει κανείς τη χρυσή τομή ανάμεσα στο σκέφτομαι και το συσκέπτομαι;
Πολύ εύκολο για 4+1 λόγους:
- Γιατί φαίνεται απίθανο να μετέχει διαρκώς σε συσκέψεις κάποιος, που δεν σκέφτεται ποτέ.
- Γιατί όταν συσκέπτεσαι, υποχρεωτικά σκέφτεσαι και μοιράζεσαι τις σκέψεις σου με άλλους.
- Γιατί δείχνεις ανοχή απέναντι στην αντίθετη άποψη.
- Γιατί κερδίζεις ή χάνεις σ’ ένα κονταροκτύπημα ιδεών.
- Γιατί όταν συσκέπτεσαι, δεν συσκέπτεσαι μόνο, συναποφασίζεις κιόλας και την ευθύνη επωμίζονται όλοι οι συσκεπτόμενοι.
Ποια είναι η εικόνα στις μικρομεσαίες επιχειρήσεις;
Στις μικρομεσαίες επιχειρήσεις όπως είναι τα αρτοποιεία, το “σκέφτομαι χωρίς να διαλέγομαι με κανέναν άλλο”, αποτέλεσε για αρκετά χρόνια μια στρατηγική απομόνωσης και προσπάθειας αντιμετώπισης των εκάστοτε προβλημάτων. Και μέχρι κάποιο διάστημα, τα πράγματα πήγαιναν καλά.
Όταν όμως τα δεδομένα άλλαξαν και η οικονομική δυσπραγία άρχισε να δημιουργεί δυσεπίλυτες συνθήκες διαβίωσης, τότε οι περισσότεροι αναζήτησαν στηρίγματα αντιμετώπισης των προβλημάτων, αναζητώντας οάσεις συνεισφοράς προκειμένου να αμβλύνουν τη διαρκώς επιτεινόμενη πολυπλοκότητα των προβλημάτων τους. Έτσι οι συσκέψεις και οι συζητήσεις έγιναν κάτι περισσότερο από χρήσιμες. Όταν πρέπει να αντιμετωπίσεις τεράστια και επείγονται προβλήματα που στοιχειοθετούν βασικές και αναγκαίες παραμέτρους επιβίωσης, δεν μπορείς να αναλώνεσαι σε ατέρμονες συσκέψεις επί συσκέψεων και την ίδια ώρα το παιχνίδι να χάνεται και μαζί του κι όλος σου ο κόσμος.
Σκέφτομαι, Αποφασίζω & Υλοποιώ χωρίς χρονοτριβή, είναι το 3πτυχο της επιτυχίας. Ο αείμνηστος Κωνσταντίνος Καραμανλής συνήθιζε να λέει με μια δόση πικρής ειρωνείας: “Στην Ελλάδα συζητάμε πολύ για να μην αποφασίσουμε να κάνουμε τίποτε”.
- Μήπως το ίδιο συμβαίνει και σήμερα στη δική σας οργάνωση;
- Μήπως δεν έχετε ακόμη καταλάβει πως “τα πολλά λόγια είναι φτώχια”;
- Μήπως με τις ατέρμονες συσκέψεις και συζητήσεις, ακόμα και η ελπίδα που, όπως λέει ο λαός, πεθαίνει πάντα τελευταία, οσονούπω “πνέει τα λοίσθια”;
Η DASO διαθέτει σημαντική εμπειρία και τεχνογνωσία πάνω στις θεμελιώδεις αρχές, διαδικασίες και εργαλεία που καθιστούν τις συσκέψεις σας περισσότερο παραγωγικές, σημαντικά αποδοτικότερες, που ενισχύουν την ανταγωνιστικότητά σας, αναδεικνύουν τα συγκριτικά σας πλεονεκτήματα και βελτιώνουν τους οικονομικούς σας δείκτες.
